Buchungsbelege, Geschäftsbriefe, Faxe – auch für Onlinehändler gelten die allgemeinen Aufbewahrungspflichten. Doch nicht selten herrscht Unsicherheit darüber, welche Unterlagen in welcher Form und wie lange aufzubewahren sind. Warum der Ausdruck einer E-Mail manchmal nicht reicht, welche Vorteile eine elektronische Archivierung bringt und worauf Händler sonst noch achten sollten, lesen Sie in diesem Beitrag
Aufbewahrungspflichten im Online-Shop
Die Aufbewahrungspflichten sind im Wesentlichen – aber nicht abschließend – in § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Aufbewahrungspflichtig sind danach unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege.
Für den Online-Versandhandel sind vor allem die Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege von Bedeutung, und zwar unabhängig von ihrer Form.
Welche Belege müssen erfasst werden:
- Papierdokumente wie zum Beispiel Briefe und Faxe
- Elektronische Nachrichten, zum Beispiel E-Mails oder Nachrichten über ein Online-Kontaktformular
- Listen und Protokolle im Rahmen eines EDV-Systems
Was sind Buchungsbelege?
Unter Buchungsbelegen werden alle Unterlagen erfasst, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren. Den Buchungsbeleg für die Zahlung des Kaufpreises bei einer Online-Bestellung stellt die Rechnung dar. Eine Kopie hiervon unterliegt der Aufbewahrung und zwar unabhängig davon, ob sie elektronisch oder auf Papier erteilt und übermittelt wird (§ 14b Abs. 1 UstG).
Was sind Geschäfts- beziehungsweise Handelsbriefe?
Jede Korrespondenz, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung und Rückabwicklung eines Geschäfts dient, gilt als Handels- bzw. Geschäftsbrief. Aufbewahrungspflichtig sind sowohl die empfangenen als auch Wiedergaben der abgesandten Briefe. Dazu zählen unter anderem:
- die Wiedergabe der Eingangsbestätigung (§ 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BGB) und gegebenenfalls der Auftragsbestätigung. Diese geben Auskunft über den Gegenstand (Leistung und Gegenleistung) des Kaufvertrags.
- die Kopie des Lieferscheins und des Frachtbriefes nach § 407 HGB, falls solche der Warensendung beigefügt werden.
- die Wiedergabe der Versandanzeigen. Sie enthalten Informationen über die Durchführung des Vertrags (beispielsweise Auskunft über die versendeten Waren).
- Schreiben, die die Vertragsabwicklung betreffen (zum Beispiel Mahnungen, Reklamationsschreiben, eingehende Widerrufserklärungen des Kunden).
Wann besteht keine Aufbewahrungspflicht?
Nicht jede Bestellung des Kunden führt zum Abschluss eines Vertrags. So ist es denkbar, dass die Annahme einer Bestellung wegen mangelnder Bonität abgelehnt wird oder der Kunde seine Bestellung widerruft, noch bevor die Annahme erklärt wurde. In diesem Fall besteht keine Aufbewahrungspflicht für die entstandenen Unterlagen.
Ebenfalls nicht aufzubewahren sind Nachrichten mit einem reinen Werbecharakter, wie zum Beispiel ein Newsletter. Das Gleiche gilt für Unterlagen ohne Bezug zu einem konkreten Handelsgeschäft oder ohne Bedeutung für die Besteuerung. Ein Beispiel hierfür ist die Dokumentierung der Eröffnung eines Kundenkontos.
Wie und für welchen Zeitraum sind Unterlagen aufzubewahren?
- Buchungsbelege sind zehn Jahre lang aufzubewahren.
- Die Aufbewahrungspflicht für Handels- und Geschäftsbriefe beträgt sechs Jahre. Solche Briefe können jedoch gleichzeitig externe Buchungsbelege (wie Rechnungen) darstellen. In diesen Fällen ist die zehnjährige Aufbewahrungsfrist zu beachten.
- Die Unterlagen sind so aufzubewahren, dass sie während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Wer Papierunterlagen im Original aufbewahrt, muss sicherstellen, dass die Schrift nicht verblasst und die Dokumente beispielsweise vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sind.
- Eine Aufbewahrung im Original ist jedoch für Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe nicht zwingend. Die bildliche Wiedergabe, zum Beispiel in Form einer gescannten Kopie reicht aus, das heißt die Wiedergabe muss bildlich mit dem Original übereinstimmen. Wenn diese bereits digital erstellt worden sind, muss ihr Inhalt maschinell ausgewertet werden können. Es reicht also nicht aus, eine digital erstellte Rechnung auszudrucken und den Ausdruck dann aufzubewahren.
Experten-Tipp:
Handels- und Geschäftsbriefe beziehungsweise Buchungsbelege erstellen Online-Händler in der Regel digital. Diese bereits im Original zu speichern, ist wenig aufwändig. Aber auch im Zusammenhang mit Papierunterlagen empfiehlt es sich, auf eine elektronische Archivierung mit einem DMS-System umzustellen, wo es zulässig ist. Diese ist vor allem kostengünstig, da keine Lagerkosten anfallen, und effektiv, da die benötigte Dokumente schnell auffindbar sind. Angebunden an ein Cloud-ERP-System machen Sie so ihr ERP zum zentralen Steuerungs-Hub.