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Dokumentenmanagement und ERP-Systeme: Integriert oder Best-of-breed?

Dokumentenmanagement-Systeme sind ein fester Bestandteil nahezu jedes ERP-Systems. Nicht nur die Integration ins System ist dabei von Vorteil - auch die Cloud ermöglicht zusätzliche Funktionen.

Dokumentenmanagement und ERP-Systeme: Integriert oder Best-of-breed?
Ob für elektronische Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine, gescannte Papierbelege, digitale Formulare oder ein- und ausgehende E-Mails: Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind als integraler Bestandteil heutiger ERP-Systeme nicht mehr wegzudenken. Entscheidet sich ein Unternehmen für eine ERP-Lösung, gehört das dabei integrierte DMS fast immer mit dazu.
Vorab getestet und qualifiziert
Die Vorteile eines integrierten Systems liegen auf der Hand: Die Anwender profitieren von einer einheitliche Benutzeroberfläche. Durch einen Implementierungspartner und ein einheitliches Lizenzmodell sinkt die Komplexität bei der Einführung. Weniger Schnittstellen bedeuten weniger Systembrüche und vor allem: Die Dokumente liegen an einer z...

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Autor: Dirk Bingler, Geschäftsführer der GUS Deutschland GmbH

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Dokumentenmanagement und ERP-Systeme: Integriert oder Best-of-breed?

EAS-MAG-Glossar:

ERP-System

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine integrierte Softwarelösung, die zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens abdeckt, wie Finanzen, Produktion, Vertrieb, Lagerhaltung und Personalmanagement. Es ermöglicht eine nahtlose Datenverarbeitung und -vernetzung über verschiedene Abteilungen hinweg, wodurch betriebliche Effizienz und Transparenz gesteigert werden. Durch die zentrale Datenbank in einem ERP-System werden Silos vermieden, und Unternehmen können auf konsistente, aktuelle Informationen zugreifen. Dies erleichtert Entscheidungsprozesse, optimiert Ressourcen und fördert die Zusammenarbeit. Moderne ERP-Systeme sind oft modular aufgebaut und können individuell an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.

Cloud

Cloud bezeichnet die Bereitstellung von Software, Diensten und Daten über das Internet statt lokal auf firmeneigenen Servern. Unternehmen nutzen Cloud-basierte Lösungen, um Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz zu erhöhen. Anwendungen, wie CRM, ERP oder Buchhaltung, werden über die Cloud gehostet und ermöglichen Mitarbeitern den Zugriff von überall. Die Cloud reduziert die Notwendigkeit für teure IT-Infrastruktur und Wartung, da Anbieter für Sicherheit, Updates und Verfügbarkeit sorgen. Typische Cloud-Modelle umfassen SaaS (Software as a Service), PaaS (Platform as a Service) und IaaS (Infrastructure as a Service).

ERP - Enterprise Resource Planning

Im Kontext von Unternehmenssoftware steht ERP (Enterprise Resource Planning) für integrierte Softwarelösungen, die zentrale Geschäftsprozesse eines Unternehmens steuern und optimieren. Ein ERP-System bündelt verschiedene Funktionen wie Finanzen, Personalwesen, Produktion, Beschaffung und Vertrieb in einer einheitlichen Plattform. Dadurch wird der Informationsfluss zwischen Abteilungen verbessert und Daten werden in Echtzeit bereitgestellt, was die Entscheidungsfindung erleichtert. ERP-Systeme reduzieren manuelle Aufgaben, steigern die Effizienz und minimieren Fehler. Sie sind skalierbar und anpassbar, um den spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Branchen gerecht zu werden. Durch die Zentralisierung von Daten bietet ein ERP-System Transparenz und Kontrolle über alle Geschäftsprozesse und unterstützt Unternehmen bei der strategischen Planung und Umsetzung.

 
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Unternehmen

GUS Deutschland GmbH
Die GUS Deutschland GmbH, GUS Nordic ApS und GUS Schweiz AG stellt mit GUS-OS Suite eine webbasierte ERP-Unternehmenslösung bereit, die alle Branchen-Funktionalitäten beinhaltet und regulatorischen Anforderungen erfüllt. Die GUS-Gesellschaften sind Mitglied der GUS Group, die ganzheitlich integrierte Software-Lösungen für die Prozessindustrie (Pharma, Medizintechnik, Chemie, Kosmetik, Food, Lebensmittel-Handel) und Logistik entwickelt und implementiert. Das Produkt-Portfolio der Gruppe umfasst den gesamten Business Cycle – von Enterprise Resource Planning (ERP) über Lieferkettensteuerung (SCM), Erzeugerverrechnungssystemen (EVS), Vertriebssteuerung, Pflege der Kundenbeziehungen (CRM), Labor-Informations-Management-Systemen (LIMS), Qualitätsmanagement, Finance/Controlling und Business Intelligence bis hin zum Dokumentenmanagement einschließlich Archivierung. Über 400 Mitarbeiter in der GUS Group betreuen mehr als 1.300 großteils mittelständische Kundenunternehmen sowie Konzerne und Behörden.

Autor

Dirk Bingler, Geschäftsführer der GUS Deutschland GmbH
Dirk Bingler startete seine Karriere 1997 bei der Siemens AG, wo er IT-Management-Aufgaben in Deutschland und den USA übernahm. 2003 wechselte er zur Samhammer AG in Weiden. Als Vice President eBusiness baute Dirk Bingler erfolgreich das Geschäft für eine cloudbasierte After-Sales-Service-Suite auf, bevor er Anfang 2011 zur GUS Group wechselte. Er engagiert sich als Vorsitzender des Arbeitskreises ERP aktiv im BITKOM. Derzeitige Position: Geschäftsführung der GUS Deutschland GmbH